POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, HÁBEAS DATA Y CANALES DE CONTACTO

Grupo ConIngenio Internacional S.A.S. (en adelante “ConIngenio” o “la Empresa”) pone a disposición la presente política con el propósito de transparentar sus prácticas de tratamiento de datos personales, proteger los derechos de los titulares y cumplir con la normativa colombiana aplicable, incluyendo la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 y la Ley 2300 de 2023.

1. Objeto

Esta política define los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos personales que ConIngenio obtiene de sus clientes, participantes de eventos, aliados, proveedores, contactos de empresas aliadas, entre otros, con el fin de garantizar transparencia, licitud, finalidad legítima y protección de los derechos de los titulares.

2. Ámbito de aplicación

Aplica a todos los tratamientos de datos personales que realice ConIngenio mediante los distintos canales: eventos presenciales, formularios web, redes sociales, plataformas en la nube, empresas aliadas, plataformas de inscripción (como Eventbrite), etc. Asimismo, incluye los datos recibidos de aliados /comerciales para su tratamiento por ConIngenio.

3. Definiciones

• Dato personal: Información vinculada o vinculable a una persona natural determinada o determinable.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: ConIngenio en los casos en que decide sobre la base de datos o el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: Tercero que trata datos por cuenta de ConIngenio (por ejemplo, proveedores de servicios en la nube).
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Hábeas data: Derecho del titular de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos.
• Canal de contacto: Medio por el cual se comunica o se le contacta al titular (correo, teléfono, mensajería, etc).
• Consumidor: Conforme a la Ley 2300 de 2023, persona natural que recibe bienes o servicios, y para efectos de contacto comercial/publicitario o de cobranza.

4. Principios rectores

ConIngenio asume los principios legales del tratamiento de datos: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Asimismo, incorpora los requisitos especiales de la Ley 2300 de 2023, como autorización de canales, horarios y periodicidad de contacto.

5. Finalidades del tratamiento

ConIngenio tratará datos personales para propósitos como:

• Invitar y coordinar la participación en sus eventos, talleres, cursos.
• Comunicaciones sobre servicios, alianzas, novedades que puedan ser de interés para el titular.
• Gestión contractual o de prestación de servicios con el titular o aliados.
• Administración de bases de datos de clientes, aliados, proveedores.
• Transferencia de datos a aliados, proveedores o plataformas en la nube, siempre que se informe al titular y se obtenga autorización si es exigible.
• Envío de mensajes comerciales o publicitarios únicamente cuando el titular haya autorizado los canales conforme a la Ley 2300 de 2023.
• Envío de publicidad de la marca.

6. Recolección de datos / Canales de tratamiento

Los datos se recolectan entre otros, mediante:

• Formularios web de ConIngenio.
• Eventos presenciales organizados o en alianza.
• Plataformas de inscripción (Eventbrite u otras).
• Redes sociales o medios digitales cuando el usuario voluntariamente comparte datos o participa en formularios.
• Messenger, whatsapp, telegram u otros servicios de mensajería.
• Datos remitidos por empresas aliadas o aliados comerciales, siempre que el titular haya sido informado o autorizado para ello.
• Plataformas en la nube que ConIngenio contrate como encargadas del tratamiento.
• Servicios web, ferias en línea, eventos comerciales, webinars, otros.

Para cada recolección, ConIngenio informará al titular: identidad de la empresa, finalidades del tratamiento, derechos del titular, los canales para ejercerlos, y si habrá transferencia de datos.

7. Derechos de los titulares

El titular podrá:

• Conocer, acceder gratuitamente a la información que ConIngenio tenga sobre sus datos.
• Actualizar, corregir o rectificar los datos cuando sean inexactos o incompletos.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando hayan caducado las finalidades o ya no sea necesario su tratamiento.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento cuando aplique.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) u otra autoridad competente cuando se vulneren sus derechos.

Las solicitudes se atenderán por los canales indicados más adelante (apartado 10).

8. Obligaciones de ConIngenio como responsable

ConIngenio asume las siguientes obligaciones:

• Obtener autorización del titular cuando sea requerida.
• Recolectar sólo los datos adecuados, pertinentes y no excesivos para la finalidad.
• Mantener la información veraz, completa y actualizada.
• Adoptar medidas técnicas, humanas y organizativas para proteger los datos (seguridad informática, confidencialidad, respaldo, etc.).
• Conservar los datos sólo el tiempo necesario para la finalidad o conforme a plazo legal.
• Atender las solicitudes del titular en los plazos correspondientes.
• Garantizar que terceros o encargados del tratamiento cumplan con esta política y la normativa aplicable.

9. Transferencias y cesiones de datos a terceros / plataformas en nube

Cuando ConIngenio transfiera o ceda datos personales, aplicará los siguientes criterios:

• Sólo se hará para finalidades legítimas, previamente informadas al titular.
• Se obtendrá autorización del titular cuando sea exigible en la normativa.
• El tercero receptor debe ofrecer garantías adecuadas de protección de los datos.
• Si la transferencia es internacional (fuera del territorio colombiano), se informará al titular y se adoptarán medidas para nivel adecuado de protección.

10. Incorporación explícita de la Ley 2300 de 2023

ConIngenio incorpora los siguientes aspectos de la Ley 2300 de 2023:

1. a) Canales autorizados
   De acuerdo con el artículo 2 de la Ley 2300 de 2023, ConIngenio (en su rol de proveedor de bienes/servicios o aliado de eventos) podrá contactar al consumidor únicamente mediante los canales que éste haya expresamente autorizado.
   La Empresa informará previamente al titular sobre los canales habilitados para que el titular elija cuál autoriza.
2. b) Horarios y periodicidad
   En cumplimiento del artículo 3 de la Ley 2300 de 2023:
   • Las comunicaciones con fines de cobranza, publicitarios o comerciales sólo podrán realizarse de lunes a viernes entre 7:00 a.m. y 7:00 p.m., y los sábados entre 8:00 a.m. y 3:00 p.m.
   • No se podrán contactar los consumidores los domingos ni días festivos.
   • Una vez establecido un contacto directo con el consumidor, éste no podrá ser contactado más de una vez durante un mismo día, ni por varios canales distintos dentro de la misma semana.
   • Si el consumidor requiere ser contactado en horarios distintos a los establecidos, deberá manifestarlo expresamente mediante un instrumento distinto al contrato o acto que regula la relación jurídica entre las partes.
3. c) Prohibiciones específicas
   • No se podrá contactar a las referencias personales del consumidor bajo ningún supuesto. En el caso de avalistas, codeudores o deudores solidarios, se les aplicará el mismo régimen de horarios, canales y periodicidad..
   • Se prohíben las gestiones de cobranza mediante visitas domiciliarias o al lugar de trabajo del consumidor, salvo excepciones específicas previstas en la Ley 2300 de 2023 (por ejemplo microcréditos rurales, con autorización del titular).
4. d) Aplicación al envío de mensajes comerciales/publicitarios
   Según el artículo 5 de la Ley 2300 de 2023, estas disposiciones se aplican igualmente a los productores o proveedores de bienes y servicios que se contacten con consumidores comerciales mediante: SMS, mensajería por aplicaciones web, correos electrónicos y llamadas telefónicas con carácter comercial o publicitario.

11. Canales de contacto para ejercer derechos y consultas

Los titulares podrán comunicarse con ConIngenio para cualquier consulta, solicitud, queja o reclamo referente al tratamiento de datos personales a través de los siguientes medios:

• Correo electrónico: hola@con-ingenio.com
• Teléfonos móviles: (+57) 320 416 7271, (+57) 313 354 5127
• Dirección física: Calle 73 20-22 oficina 604.

La comunicación debe contener: nombres completos del titular, número de identificación, datos de contacto, la solicitud concreta (por ejemplo, acceso, rectificación, supresión, revocación) y copia del documento que acredite su identidad o la representación legal correspondiente.

12. Medidas de seguridad y conservación de los datos

ConIngenio adoptará todas las medidas técnicas, humanas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los datos personales tratados. Esto incluye control de acceso físico y lógico, cifrado cuando corresponda, procedimientos de respaldo y recuperación ante incidentes, contratos con proveedores que incluyan cláusulas de protección de datos, capacitación al personal, y evaluaciones periódicas de riesgos.  Los datos se conservarán únicamente durante el plazo necesario para la finalidad declarada o el plazo legal aplicable; una vez vencido dicho plazo se procederá a su supresión, bloqueo o anonimización.

13. Retención y supresión de datos

Cuando las finalidades del tratamiento hayan sido cumplidas o cesado la relación, o cuando el titular solicite su supresión y no exista obligación legal para continuar con el tratamiento, ConIngenio procederá a su supresión o anonimización de acuerdo a criterios internos documentados.

14. Vigencia y modificaciones de la política

Esta política entra en vigor a partir de su publicación en el sitio web de ConIngenio y permanecerá vigente mientras la empresa realice tratamiento de datos personales. ConIngenio podrá modificarla en cualquier momento para adaptarse a cambios normativos, regulatorios o de buen gobierno. Ante modificaciones sustanciales, los titulares serán informados mediante los canales establecidos.

15. Responsabilidad del titular

Al proporcionar sus datos a ConIngenio, el titular declara que:

• Ha recibido información clara y comprensible sobre las finalidades del tratamiento.
• Otorga su autorización libre, expresa e informada para dicho tratamiento.
• Se compromete a mantener actualizados sus datos y notificará oportunamente cualquier cambio.
• Si proporciona datos de terceros, cuenta con la autorización correspondiente o está amparado por excepción legal.

16. Marco legal aplicable

La normativa aplicable incluye, sin limitarse a:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho a intimidad, buen nombre, hábeas data).
• Ley 1266 de 2008 (regulación general de hábeas data).
• Ley 1581 de 2012 (disposiciones generales para la protección de datos personales).
• Decreto 1074 de 2015 (Reglamentario del sector comercio, industria y turismo, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25).
• Ley 2300 de 2023 “Por medio de la cual se establecen medidas que protejan el derecho a la intimidad de los consumidores”. (Función Pública)
• Normas derivadas, directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y demás autoridades competentes.

17. Contacto del delegado o responsable de protección de datos

El titular puede dirigir sus solicitudes o requerimientos al responsable de datos de ConIngenio mediante los canales indicados en el apartado 11. En caso de designarse un Delegado de Protección de Datos (DPO) se indicará su nombre, cargo y correo electrónico en el sitio web de la empresa.

Grupo ConIngenio Internacional SAS, 2025.